Teamassistenz (m/w/d)

in Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption

Unser Mandant ist ein Global Player der Pharmaindustrie. Als forschendes und traditionsreiches Unternehmen ist unser Kunde weltweit präsent. Mit mehr als Tausend Mitarbeitern nimmt der Deutsche Standort zudem eine wichtige Rolle ein. 

Wir suchen zum nächstmöglichen Termin eine 

Teamassistenz (m/w/d)

in Arbeitnehmerüberlassung mit Übernahmeoption

  • Bereich:

    Medical

  • Berufssparte:

    Personalwesen

  • Arbeitsregion:

    Berlin

  • Art der Anstellung:

    interim

  • Kennziffer:

    26147

  • Aktualisierung:

    2020-09-24

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Ihre Aufgaben

  • Bietet allgemeine Bürounterstützung, Gewährleistung eines angemessenen Status an Büromaterial
  • Budgetverwaltung: verwalten der Rechnungs- und Bestellvorgänge, monatliche Übersicht
  • Materialverwaltung und Nachbestellung von Materialien für die Durchführung der Patienten Support Programme im Bereich Patient Services, z.B. auch Anstossen von Freigabeprozessen, Einpflegen in Bestellshops, Überwachung des Stocks
  • Überwachung des Gruppenpostfachs, Zuweisung von Anfragen an interne Ansprechpartner
  • Koordination und Vorbereitung von Meetings (Logistik: Einladungen, Räume, Verpflegung, Kalender usw.)
  • Bietet Reise-, Termin- und Sitzungskoordination
  • Antizipiert und löst administrative Bedürfnisse, einschließlich von Last-Minute-Meetinganfragen, unvorhergesehene Kalenderänderungen und Reisebuchungen/Reiseabrechnungen, die alle problemlos, autonom und ordnungsgemäß abgewickelt werden
  • Erledigt komplexe administrative Aufgaben, die den Kontakt mit und die Exposition gegenüber hoch vertraulichen Materialien und Informationen beinhalten
  • Bereitet routinemäßige und nicht-routinemäßige Korrespondenz, Memoranden, Dokumente, Tabellenkalkulationen und Präsentationen vor
  • Interagiert mit Mitarbeitern des Unternehmens auf allen Organisationsebenen, um Informationen bezüglich notwendiger Informationen
  • Unterstützung bei der Pflege der digitalen Angebote des Bereichs Patient Services (Intern und Extern)
  • Unterstützung bei der Administration der Trainingsmanagementsysteme LEADs und SABA

Ihre Qualifikation

  • Mindestens 5 Jahre Erfahrung in der Büroverwaltung mit vorheriger Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften erforderlich
  • Erfahrung in der Arbeit in einem schnelllebigen und sich schnell verändernden Umfeld wird stark bevorzugt
  • Bachelor-Abschluss wünschenswert
  • Verhandlungssicher in deutscher Sprache mit guten Kommunikationsfähigkeiten Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
  • Sicherer Umgang mit PC/Internet sowie allen gängigen Microsoft Office Programmen
  • Arbeitet effektiv unter Druck
  • Starke Aufmerksamkeit für Details
  • Ausgezeichnete Planungs- und Organisationsfähigkeiten
  • Teamfähigkeit und Spaß an interdisziplinärer Zusammenarbeit
  • Hohes Maß an Flexibilität
  • Arbeitet selbständig, ergreift die Initiative und erledigt Aufgaben nach Bedarf fristgerecht
  • Hohe Affinität zu IT-Systemen, Apps und anderen digitalen Angeboten wünschenswert

Your contact person

Bettina Cöppicus
Senior Personalberaterin

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Optares ICM GmbH & Co. KG
Bettina Cöppicus
Heiligengeist Höfe 8
26121 Oldenburg