Coordinator Medical Affairs MS (m/w/d)

Unser Klient ist eines der führenden biopharmazeutischen Unternehmen, mit Standorten in über 40 verschiedenen Ländern.

 

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, in Arbeitnehmerüberlassung, eine(n)

Coordinator Medical Affairs MS (m/w/d)

  • Bereich:

    Medical

  • Berufssparte:

    Medical Affairs

  • Arbeitsregion:

    München

  • Art der Anstellung:

    ANÜ

  • Kennziffer:

    22136

  • Aktualisierung:

    03.01.2020

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich gleich hier Online oder per E-Mail unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihres Gehaltswunsches.


Ihre Aufgaben

  • Erster Ansprechpartner für die Abteilung Medical Affairs und Koordination der laufenden Prozesse für das Team.
  • Budgetkontrolle
  • Unterstützung des Director Medical Affairs sowie des Medical Affairs Teams in allen administrativen Aspekten
  • Überprüfung und Reaktion auf eingehende Anrufe, E-Mails und E-Mails; Bereitstellung von Dienstleistungen

  • Verwaltung der Abteilungsvorgänge: Ablage, Datenbankeintrag, etc.

  • Mitarbeit in Projektteams der Abteilung und Koordination von Projekten

  • Vorbereitung von Dokumenten für den internen und externen Gebrauch (Handouts)

  • Sicherstellung der rechtzeitigen Kostenübernahme (Codierung, Genehmigung, Weiterleitung von Rechnungen) durch die Einhaltung eines engen Zeitrahmens.

  • Sicherstellung einer rechtzeitigen Koordination der administrativen Bedürfnisse der Abteilungsmitglieder

  • Koordination von internen und externen Meetings und Workshops 

  • Abschluss von Dienstleisterverträgen und Grant-Agreements

  • Verwaltung von Mitgliedsverträgen

  • Organisation von Besprechungsräumen, einschließlich Logistik, Catering und Equipment

  • Vorbereitung der Tagesordnungen, Erstellung und Fertigstellung von Sitzungsprotokollen, Koordination der Verteilung

  • Selbstständige Reaktion auf routinemäßige Korrespondenz

  • Sicherstellung der Einhaltung interner Servicestandards bei der abteilungsübergreifenden Arbeitsorganisation

  • Regelmäßige Projekt-Updates mit Verantwortlichen 

  • Reisemanagement und Reisekosten für den Direktor der Abteilung

  • Schnittstelle zu den stellvertretenden Direktoren Medical Affairs, Senior Managers Medical Affairs und Head of Directors Medical Affairs

Ihre Qualifikation

  • Schulabschluss
  • Ausgeprägte interpersonelle Fähigkeiten und Teamfähigkeit
  • Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, Erfahrung in der Koordination von Großprojekten
  • Erfahrung in der Sekretariats-/Büroverwaltung
  • Fähigkeit, verschiedene Aufgaben zeitgleich zu bewältigen und Prioritäten zu setzen

  • Erweiterte Erfahrung im Umgang mit MS Office Tools und im Datenbankmanagement

  • Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse und die Fähigkeit in einem internationalen Umfeld zu arbeiten

  • Erfahrung in einem ähnlichen oder verwandten medizinischen/wissenschaftlichen oder internationalen Umfeld

  • Fähigkeit, komplexe Kommunikation zu managen und dauerhafte Arbeitsbeziehungen aufzubauen

  • Flexibilität, "Can Do Einstellung".

  • Starke Identifikation mit den Unternehmenswerten

     

Ihre Ansprechpartnerin

Bettina Cöppicus
Senior Personalberaterin

Anschrift

Optares ICM GmbH & Co. KG
Bettina Cöppicus
Heiligengeist Höfe 8
26121 Oldenburg